Cette page répond aux questions les plus fréquentes des patients participant à un essai clinique UNICANCER et utilisant la Plateforme de remboursement. Pour toute question médicale relative à votre essai, contactez en priorité l'attaché de recherche clinique (ARC) de votre Centre de Lutte Contre le Cancer.
1 · Quels frais sont remboursés ?
Les frais effectivement engagés pour vous rendre à une visite d'essai clinique sont éligibles au remboursement, dans les limites prévues par le protocole de votre essai. Sont concernés :
- Transport : train (2nde classe), bus, métro, tramway, taxi (sur prescription), véhicule personnel (indemnité kilométrique selon barème UNICANCER)
- Stationnement et péages : justificatifs nominatifs ou tickets datés
- Hébergement : hôtel à proximité du CLCC si la visite l'exige (selon protocole)
- Repas : forfait journalier prévu par le protocole, sur présentation des tickets
Les frais médicaux (consultations, examens, traitements) ne transitent pas par cette Plateforme. Ils relèvent de votre Caisse Primaire d'Assurance Maladie et de votre complémentaire santé.
2 · Combien de temps avant de recevoir mon remboursement ?
Une fois votre dossier complet déposé sur la Plateforme :
- Contrôle qualité AGATE IT : sous 48 heures ouvrables (conformité, lecture des montants, éligibilité)
- Validation par le référent de votre centre (CLCC) : sous 5 jours ouvrés
- Exécution du virement : sous 2 jours ouvrés après validation finale (virement SEPA via iBanFirst)
Au total, comptez 7 jours calendaires en cible entre le dépôt complet et la réception du virement sur votre compte (engagement contractuel maximum : 15 jours). Vous recevez une notification email à chaque étape (réception du dossier, validation, virement émis).
3 · J'ai perdu un ticket ou une facture, que faire ?
Si vous avez perdu un justificatif :
- Transport en commun : la plupart des opérateurs (SNCF, RATP, régies régionales) permettent de retrouver vos trajets dans votre espace client en ligne. Une copie d'écran datée est acceptée.
- Carte bancaire : un relevé de compte (le ticket bancaire ou la transaction sur l'application de votre banque) peut être utilisé en complément, si le justificatif principal n'est pas retrouvable.
- Hôtel ou restaurant : demandez un duplicata à l'établissement (ils sont tenus de fournir une facture jusqu'à 5 ans en arrière).
- Indemnité kilométrique : aucune pièce n'est requise hors la déclaration sur l'honneur sur la Plateforme, qui calcule automatiquement l'indemnité selon le barème en vigueur.
En dernier recours, contactez votre ARC. Une procédure de déclaration sur l'honneur est possible pour des montants modestes (inférieurs à 30 €), à condition d'être exceptionnelle.
4 · Comment changer mon IBAN ?
Pour modifier l'IBAN sur lequel vous souhaitez recevoir vos remboursements :
- Connectez-vous à la Plateforme via le magic link envoyé par email
- Accédez à la section Mon profil → Coordonnées bancaires
- Saisissez votre nouvel IBAN et BIC, ainsi que le titulaire du compte (qui doit être vous-même)
- Téléversez un Relevé d'Identité Bancaire (RIB) récent au format PDF ou image
- Validez la modification : votre ARC reçoit une notification et confirme le changement sous 2 jours ouvrés
Toute demande de remboursement déposée avant la confirmation du nouvel IBAN sera versée sur l'ancien compte. Pour une mise à jour urgente, contactez directement votre ARC qui peut accélérer la validation.
5 · Mon IBAN est rejeté, pourquoi ?
Plusieurs raisons peuvent expliquer un rejet d'IBAN :
- Format incorrect : l'IBAN doit commencer par un code pays (FR, BE, DE...) suivi de 23 à 32 caractères selon le pays. Vérifiez que vous n'avez pas oublié de chiffre.
- Clé de contrôle invalide : la Plateforme valide automatiquement la cohérence interne de l'IBAN. Un caractère erroné fait échouer cette vérification.
- Compte non éligible : seuls les comptes de la zone SEPA (Europe) ou compatibles SWIFT (international) sont acceptés. Les comptes de paiement (Lydia, Revolut, N26 sans IBAN belge ou français) peuvent ne pas être pris en charge.
- Titulaire non concordant : le titulaire du compte doit correspondre exactement à votre nom et prénom enregistrés dans votre dossier patient.
Si le rejet persiste, vérifiez votre IBAN sur le site de votre banque ou sur votre RIB officiel, puis contactez votre ARC en cas de doute.
6 · Comment me connecter à la Plateforme ?
L'authentification des patients se fait par magic link (lien à usage unique envoyé par email) :
- Sur la page de connexion, saisissez votre adresse email
- Vous recevez immédiatement un email contenant un lien sécurisé valable 30 minutes
- Cliquez sur ce lien depuis n'importe quel appareil (ordinateur, smartphone, tablette)
- Vous êtes connecté pour une session de 8 heures
Aucun mot de passe à retenir, aucun risque de compromission par phishing classique. Si vous ne recevez pas l'email, vérifiez vos spams ou contactez votre ARC pour vérifier que votre adresse email est correctement enregistrée.
7 · Mes données sont-elles en sécurité ?
Vos données sont protégées par les mesures suivantes :
- Hébergement sur infrastructure OVHcloud certifiée HDS v2 (Hébergeur de Données de Santé), 100 % France
- Chiffrement TLS 1.3 pour toutes les communications réseau
- Chiffrement AES-256 au repos pour les fichiers et bases de données
- Aucun transfert de données hors Union européenne
- Contrôle d'accès strict par rôle (RBAC) : seul votre ARC référent et le service administratif d'AGATE peuvent consulter votre dossier
- Journal d'audit immuable de toutes les opérations sensibles
Pour le détail complet, consultez notre Politique de confidentialité & RGPD.
8 · Une autre question ?
Si votre question n'est pas couverte ci-dessus :
- Contactez en priorité votre ARC (votre interlocuteur principal pour l'essai clinique)
- Pour une question administrative générale, écrivez à contact@agate-it.fr
- Pour une question RGPD, écrivez au DPO : gabriel.erdogan@agate-it.fr